A redução de custos operacionais é uma estratégia clássica para salvar as finanças. Quando um negócio está em crise logo surge a iniciativa da gestão eficiente que diminui os gastos e gera impactos na cultura organizacional.
Mesmo uma empresa que tem excelente saúde financeira pode e deve ter o costume de poupar recursos. Um gestor ganha mais chances de ser reconhecido quando possui a mente focada em aplicar estratégias para cortes de recursos desnecessários, constantemente.
Como romper as barreiras que impedem um total controle das despesas? É seguro à segurança da informação usar tecnologias na nuvem que auxiliam a administrar os custos operacionais? Quais as melhores estratégias? Veja ao seguir na leitura.
O que são custos operacionais e devem ser contabilizados por quê?
Os custos operacionais são as despesas essenciais para uma empresa produzir. Alguns exemplos populares:
- Máquinas de produção;
- Manutenção;
- Ferramentas;
- Insumos;
- Limpeza;
- Conservação;
- Infraestrutura (aluguéis, contas de água e luz);
- Acessórios e equipamentos;
- Aquisições em geral.
Considere como custos operativos só as atividades que contribuem de forma direta à melhoria e ao desenvolvimento de serviços ou produtos, comercializados pela empresa. Portanto, não confunda os gastos operacionais com a despesa administrativa.
Marketing, materiais de escritórios, comissões, honorários de administração e até o cafezinho: Jamais contabilize nada disso para elaborar a estratégia administrativa da contenção de gastos operativos.
Estratégias para a redução de custos operacionais
O controle econômico das operações é útil às tomadas de decisão. Isso porque a correta contabilização dos números origina previsibilidades para evitar problemas futuros ao planejamento da empresa.
Controlando o que se gasta é simples deliberar com vista no futuro, de acordo com históricos de dados que formam estimativas de alta ou queda de: Produção, sazonalidade de insumos, níveis da demanda ou consumo de energia.
Agora, descubra 8 estratégias administrativas que fazem a diferença na redução de custos operacionais:
1 – Planejar as metas
Estabeleça metas de custos e cortes no curto, médio ou longo-prazo. Após isso, você terá uma excelente referência para guiar a sua equipe no sentido de economizar diariamente, mudando a cultura da organização.
Talvez, após o mapeamento (dica 2) será preciso mudar as metas ou a divisão de tarefas. Não tenha receio de modificar os planos iniciais, conforme as necessidades para a redução de custos operacionais.
2 – Mapear as operações
É essencial cortar nas áreas certas, nos momentos corretos, para não perder qualidade na produção. Uma forma de saber ao certo em que pontos poupar está em mapear os gastos dos todos os processos operacionais, detalhadamente.
Procure estabelecer um mapeamento completo, desde o início da cadeia de suprimentos até as etapas finais. Na sequência, identifique os gargalos e realize a contenção.
3 – É hora de comunicar
Cada um dos colaboradores que compõem o time necessita receber uma comunicação objetiva. No comunicado, os gestores especificam quais trabalhos são mantidos, alterados ou cancelados.
Ao realizar reuniões frequentes com colaboradores, os gestores identificam algumas possibilidades de economizar. O treinamento em grupo é outra medida que funciona como estratégia comunicativa para reduzir despesa no trabalho.
4 – Negociar com frequência
No geral, um excelente gestor tem perícia na arte de negociar, em busca de vantagens financeiras substanciais ao negócio pela redução de custos operacionais. Analise algumas exemplificações:
Dívidas
Priorize as negociações para pagar dívidas, porque os juros de atraso são impactantes ao fluxo de caixa. Busque negociações realistas, possíveis de serem cumpridas, para evitar o empenho de negociar novamente.
Bancos
A segunda prioridade é abaixar tarifas bancárias. Negocie a anuidade do cartão de crédito, as taxas de empréstimos e a cobrança pela manutenção da conta. Tenha uma parte do capital disponível em fintechs, como os bancos digitais que são baratos para operar.
Fornecimento
Não esqueça da negociação com fornecedores. Barganhe os preços, prazos e métodos de pagamento. Quem fornece bens ou serviços não quer perder vendas para concorrentes, o que facilita as negociações.
5 – Confiar na cultura organizacional do compartilhamento
Com a economia compartilhada (coworking), uma companhia divide os custos da instalação de salas para atendimento, escritórios ou centros de distribuição, por exemplo.
Outras parcerias que economizam gastos envolvem a compra das matérias-primas antecipadas, em acordos ou contratos futuros, para evitar prejuízos por flutuações.
A aquisição antecipada de commodities evolui o poder de barganha da empresa ao negociar com outros fornecedores, o que contribui para a redução de custos operacionais.
6 – Alugar é menos dispendioso
Às vezes é mais econômico alugar uma máquina do que solicitar empréstimos para comprar um maquinário. Alugue o aparelho se seu negócio desenvolve novas tarefas específicas por tempo determinado.
Com o aluguel de máquinas há menos custos por manutenções corretivas ou preventivas, ineficiência de equipamento e depreciação.
7 – Usar softwares de gestão integrada
A tecnologia é aliada da redução de custos operacionais. Existem softwares integrados de gestão de custos com mecanismos inteligentes que informam os desvios das metas, ao mapearem cada área da empresa.
Essas soluções tecnológicas possibilitam o total controle de contas (a pagar ou para receber), da cadeia de suprimento e dos dados gerais do fluxo de finanças.
Automaticamente os softwares coletam dados, analisam e enviam índices para uma equipe de TI construir relatórios que otimizam a contenção de despesas.
8 – Perder o medo de automatizar para a redução de custos operacionais!
A automatização com IA (Inteligência Artificial) e ML (Machine Learning) é uma tática experimentada no mundo corporativo atual, para encolher as despesas de operações.
Os sistemas de gestão de custos automatizados são seguros para gerir custos atualmente. Eles analisam milhões de dados com agilidade e enviam índices informativos para relatórios gerenciais.
Programas com IA para reduzir despesas permitem aos gestores não gastarem muito tempo em análises avançadas, para tomar decisões que visam a economia empresarial. Assim sobra tempo para pensar nos outros projetos, certo?
Conforme a pesquisa anual Enterprise Trends in Machine Learning 2021, veiculada na Forbes: As empresas pretendem priorizar quase 76% do orçamento de TI em Inteligência Artificial e Machine Learning.
Essa pesquisa leva em conta 403 líderes de negócios milionários.
Gestão x Custos
Ao controlar as despesas, a tendência é de uma organização ter mais receitas para as operações no futuro. Sobra dinheiro aos investimentos em tecnologias que agregam competitividade ao negócio.
Um excelente desempenho para a redução de custos operacionais potencializa: Os trabalhos colaborativos econômicos, a sustentabilidade, as taxas de lucro e o Retorno do Investimento (ROI).
A automatização já no curto-prazo gera economia. Isso porque as tarefas repetitivas, quando automatizadas e monitoradas com IA, diminuem a necessidade de atividade humana para serem desempenhadas com perfeição.
Ao usar tecnologias para redução de gastos operacionais e otimizar as operações, com rápidos resultados, um gestor qualifica a própria reputação diante de stakeholders pela efetividade operacional.